Privacybeleid

1. Algemeen

Docks & Doors BV hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, met wie deze eventueel worden gedeeld, hoe lang deze worden bewaard en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is onder meer van toepassing wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, klant of leverancier bent of op een andere manier met Docks & Doors communiceert.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Docks & Doors BV
De Rootputten 8
8840 Staden
België
Ondernemingsnummer / btw-nummer: BE 1041.549.079

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of voor de uitoefening van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via de contactgegevens vermeld op onze website.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Docks & Doors kunnen wij onder meer volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• functie en bedrijfsnaam;
• adres- en facturatiegegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• ondernemingsnummer en btw-nummer;
• gegevens die u invult via het contact- of offerteformulier;
• gegevens met betrekking tot offertes, opdrachten, onderhoudscontracten, interventies en facturatie;
• gegevens over de installaties of locaties waarop onze dienstverlening betrekking heeft;
• communicatie via e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en informatie over het gebruik van onze website;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren en opvolgen van onze dienstverlening;
• andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt.

Wij streven ernaar uitsluitend persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Docks & Doors kan persoonsgegevens verwerken voor onder meer de volgende doeleinden:

Contact en informatieaanvragen

Om vragen te beantwoorden die via onze website, e-mail, telefoon of andere kanalen worden gesteld.

Offertes en commerciële aanvragen

Om offerteaanvragen te behandelen, plaatsbezoeken te organiseren, offertes op te stellen en commerciële contacten op te volgen.

Uitvoering van overeenkomsten

Om onderhoud, interventies, herstellingen, plaatsingen, modernisaties en andere overeengekomen diensten te plannen, uit te voeren en administratief op te volgen.

Klanten- en leveranciersbeheer

Voor het beheer van onze relaties met klanten, leveranciers, onderaannemers en andere professionele partners.

Facturatie en boekhouding

Voor facturatie, betalingsopvolging en het voldoen aan onze boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Onderhouds- en interventierapportage

Om werkzaamheden, technische vaststellingen, onderhoudshistoriek en interventies te registreren en op te volgen.

Veiligheid en geschillenbeheer

Voor het beschermen van onze rechten, het behandelen van klachten en geschillen en het waarborgen van de veiligheid van onze dienstverlening en IT-systemen.

Verbetering van onze website en dienstverlening

Om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en onze website en dienstverlening te verbeteren, voor zover hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Commerciële communicatie

Om bestaande klanten en professionele contacten te informeren over relevante diensten, ontwikkelingen of aanbiedingen, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Wanneer toestemming vereist is, gebeurt dit uitsluitend nadat deze toestemming werd verkregen.

5. Rechtsgronden voor de verwerking

Afhankelijk van de concrete verwerking baseren wij ons op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op uw verzoek stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst;
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Docks & Doors of een derde, waarbij wij steeds rekening houden met uw rechten en belangen;
• u heeft toestemming gegeven voor een specifieke verwerking.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Contactformulier en Odoo

Wanneer u via onze website een contact- of offerteformulier invult, verwerken wij de gegevens die u in dit formulier verstrekt om uw aanvraag te behandelen en op te volgen.

Deze gegevens kunnen worden verwerkt en opgeslagen in de bedrijfssoftware en CRM-systemen die Docks & Doors gebruikt, waaronder Odoo.

Afhankelijk van de aard van uw aanvraag kunnen deze gegevens worden gebruikt voor het opstellen van een offerte, het plannen van een afspraak of interventie en de verdere commerciële en administratieve opvolging.

Wij vragen u om via vrije tekstvelden geen gevoelige persoonsgegevens mee te delen die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van uw aanvraag.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Docks & Doors verkoopt uw persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens kunnen, wanneer dit noodzakelijk is, worden gedeeld met partijen die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering, zoals:

• IT- en hostingproviders;
• CRM- en bedrijfssoftwareleveranciers;
• boekhouders en andere professionele adviseurs;
• leveranciers en onderaannemers wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht;
• betalings- en financiële dienstverleners;
• communicatie- en e-mailproviders;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, worden waar vereist passende contractuele en organisatorische afspraken gemaakt over de bescherming van deze gegevens.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen passend beschermingsniveau is vastgesteld, zorgen wij waar vereist voor passende waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

9. Bewaartermijnen

Docks & Doors bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze werden verzameld, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

De concrete bewaartermijn kan verschillen afhankelijk van de aard van de gegevens en onze relatie met u.

Facturen, boekhoudkundige documenten en andere gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, worden gedurende de wettelijk vereiste termijn bewaard.

Gegevens in verband met offertes, overeenkomsten, onderhoud, interventies en technische werkzaamheden kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering en opvolging van de dienstverlening en voor het beschermen van de rechten van Docks & Doors en haar klanten.

10. Beveiliging

Docks & Doors neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Geen enkel systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

11. Cookies en websitegegevens

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.

Meer informatie over de soorten cookies, hun doeleinden, bewaartermijnen en de manier waarop u uw voorkeuren kunt beheren, vindt u in ons afzonderlijke Cookiebeleid.

Niet-strikt noodzakelijke cookies worden uitsluitend gebruikt wanneer hiervoor, indien wettelijk vereist, vooraf toestemming werd verkregen.

12. Externe websites en sociale media

Onze website kan links bevatten naar externe websites en sociale mediaplatformen, waaronder onze bedrijfspagina's op sociale media.

Wanneer u een dergelijke externe website bezoekt, gelden de privacyvoorwaarden van de betreffende externe partij.

Docks & Doors is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken.

13. Uw rechten

Binnen de grenzen en voorwaarden van de toepasselijke privacywetgeving heeft u onder meer het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde omstandigheden verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden over te dragen of te laten overdragen;
• een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Een verzoek kan worden gericht aan Docks & Doors via de contactgegevens vermeld op onze website.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen voordat wij een verzoek behandelen.

14. Klachten

Wanneer u vragen of klachten heeft over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met Docks & Doors zodat wij uw vraag of klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, waaronder in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Docks & Doors neemt in het kader van haar normale dienstverlening geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt meegedeeld.

16. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Docks & Doors kan dit privacybeleid aanpassen wanneer haar dienstverlening, website, gebruikte technologieën of toepasselijke regelgeving wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.